Neues IT-Fachverfahren für Berliner Jugendhilfe erfolgreich eingeführt

Die Einführung des neuen IT-Fachverfahrens ist als Teil der „Integrierten Software Berliner Jugendhilfe“ (ISBJ) seit dem 1. Januar 2021 landesweit im Einsatz. Mehr als 3.000 Verwaltungsangestellte sowie Sozialarbeiterinnen und -arbeiter in den Berliner Jugendämtern und der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie gewähren damit für zehntausende Kinder Leistungen von mehreren hundert Millionen Euro im Jahr.

Sandra Scheeres, Senatorin für Bildung, Jugend und Familie: „Mit dem neuen IT-Verfahren wird die Verwaltungsarbeit in den Berliner Jugendämtern weitgehend digitalisiert. Das beschleunigt die Prozesse und es bleibt mehr Zeit für persönliche Beratungen. Auch Urkundenregister werden jetzt komplett digital geführt. Die Zugriffe auf Einwohnermeldedaten, Adress- und Sozialraumdaten sowie der Zahlungsverkehr erfolgen unter Einhaltung des Datenschutzes direkt aus dem Fachverfahren. All dies ist eine enorme Arbeitserleichterung und ein Schritt in die Zukunft der Verwaltung.“

Vollständig digital und effizienter

Zu den Leistungen der Jugendhilfe zählen ambulante und stationäre Hilfen für Kinder und deren Familien, Beratung, erzieherische Hilfen in der Familie und in Einrichtungen, Kindernothilfe und Unterstützung bei Unterhaltsfragen. Mit der nun seit Januar vollständig eingesetzten Softwarelösung wird die Antragstellung, Bedarfserfassung, Abrechnung und die Dokumentation solcher Leistungen in den Berliner Jugendämtern effizienter gestaltet und vollständig digital durchgeführt.

In einem fünfjährigen Projektzeitraum wurde das neue IT-Verfahren in den Aufgabenfeldern der Hilfen zur Erziehung, Vormundschaften, Beistandschaften und Unterhaltsvorschuss eingeführt. Ferner wurden Fachverfahren für die Jugendgerichtshilfe und den Berliner Notdienst Kinderschutz bereitgestellt, die ab sofort komplett digitale Verwaltungsprozesse auch in diesen Aufgabenfeldern ermöglichen. Die als eigenständige Mandanten agierenden Jugendämter können so untereinander datenschutzkonform Falldaten austauschen.

Qualitätssicherung und laufende Weiterentwicklung

Im Rahmen des Projekts hat Fraunhofer FOKUS die Anforderungsanalyse durchgeführt, daraus eine Leistungsbeschreibung und die Ausschreibungsunterlagen entwickelt, die Vergabe begleitet und die Anpassung der ausgewählten Software sowie das begleitende Organisationsentwicklungsprojekt qualitätsgesichert.

Dr. Jens Klessmann, Leiter des Geschäftsbereichs Digital Public Services am Fraunhofer FOKUS: »Wir freuen uns sehr, dass der mehrstufige Rollout so gut gelungen ist. Nach der Migration der Alt-Daten ist die Lösung jetzt vollständig produktiv, damit haben wir mit unserem Ansatz eine funktionierende E-Government-Dienste-Architektur für das Berliner Jugendwesen geschaffen.«

Das neue IT-Fachverfahren Jugendhilfe basiert auf der Software SoPart® der Firma GAUSS-LVS und ist ein weiterer Baustein der ISBJ-Plattform für das Berliner Jugendwesen. Die Basis für die technische Realisierung bildet eine vom Fraunhofer FOKUS entworfene komponentenbasierte und dienstezentrierte Anwendungs- und Sicherheitsarchitektur. Mit dem Produktivgang im Januar 2021 ist das Projekt ISBJ in die nächste Projektphase eingetreten: Im nächsten Schritt findet eine Wirkungsmessung inklusive Evaluation der Hilfearten statt. Im Sinne einer agilen Arbeitsweise werden die IT-Prozesse laufend weiterentwickelt und verbessert.

Quelle: FOKUS - Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme vom 24.02.2021