Erasmus+ Jugend - Leitaktion 2

Die Bedarfsanalyse als Basis guter Projektplanung

Ein Bleistift liegt neben einem Anspitzer auf einem aufgeschlagenen, leeren Notizbuch — Bild: Angelina Litvin - unsplash.com

Organisationen haben in der Leitaktion 2 die Möglichkeit, sich gemeinsam mit europäischen Partnern fachlich wie strukturell weiterzuentwickeln. In unserer Interviewreihe beleuchtet das Team der LA2 zentrale Aspekte, die für eine erfolgreiche Antragstellung und Projektdurchführung wichtig sind. Das zweite Interview behandelt das Thema Bedarfsanalyse.

16.04.2026

Wir haben im ersten Interview über das Thema Organisationsentwicklung gesprochen. Warum habt Ihr euch für das zweite Interview das Thema Bedarfsanalyse gewünscht?
Weil neben der Frage nach der Organisationsentwicklung die Feststellung der Bedarfe ein zweiter wichtiger Baustein VOR der Antragstellung eines Projektes in der Leitaktion 2 ist.

„Die Anforderungen dazu unterscheiden sich zwischen den beiden Formaten Small-scale Partnership und Kooperationspartnerschaften aus unserer Sicht erheblich und sie gelten immer für alle Partner im Konsortium, nicht nur für den deutschen Antragsteller. Diese Unterschiede haben wir versucht, in unserem Qualitätsleitfaden für Leitaktion 2 Projekte deutlich zu machen.“

Worauf kommt es bei der Bedarfsanalyse in Small-scale Partnerships besonders an?

„Bei den Small-scale Partnerships betrachten wir eine einfache Bedarfsbeschreibung aller beteiligten Partnerorganisation im Antrag als ausreichend. Folgende Fragen können helfen:

Welche neuen Zielgruppen möchten wir durch das Projekt erreichen?
Welche neuen Themen möchten wir uns durch das Projekt für die Arbeit im Kontext unserer nicht-formalen Jugendarbeit erarbeiten?
Möchten wir neue Methoden für unsere Arbeit kennenlernen?
Möchten wir unsere Partner intensiver kennenlernen, um unsere Kompetenzen (also unser Wissen, unsere Fertigkeiten und unsere Haltung) weiterzuentwickeln, als Fachpersonal einer Organisation und als Organisation selbst, die im Kontext nicht-formaler Jugendarbeit tätig ist?

Mit anderen Worten: Was soll sich konkret durch das Projekt für die Organisation(en) verändern? Wie werden die Projektergebnisse in die regelmäßige Arbeit aller Partner eingebettet? Wie soll das Projekt das Angebot und somit das Außenprofil der Organisation entwickeln helfen, z.B. durch neue Zielgruppen, neue Angebotsschwerpunkte?

Wenn dieser Entwicklungswunsch im Antrag an den entsprechenden Stellen für alle Partner nachvollziehbar und konkret beschrieben wird, dann ist ein sehr wesentlicher Aspekt für die Förderung eines Small-scale Partnership Antrags erfüllt.“

Wie unterscheiden sich die oben beschriebenen Anforderungen an ein Small-scale Partnership Projekt von einem Kooperationspartnerschaftsprojekt?

„Alles, was wir von den Small-scale Partnerships erwarten, gilt automatisch auch für die Kooperationspartnerschaften. Die Kooperationspartnerschaften müssen im Vorfeld der Antragstellung neben der Ebene „eigene Bedarfsbeschreibung“ zusätzlich deutlich mehr Arbeit in eine Bedarfsanalyse investieren. Es gilt dabei, nachvollziehbar und gut belegt eine bestehende Lücke im relevanten Bereich aufzuzeigen, die durch das vorgestellte Projekt geschlossen werden kann.

Eine gemeinsame Bedarfsanalyse vor Antragstellung ist auch eine Chance, zu überprüfen, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert und wie intensiv alle im Konsortium bereit sind, sich einzubringen.

Bei Kooperationspartnerschaftsanträgen sehen wir häufig, dass ein Arbeitspaket der Bedarfsanalyse gewidmet wird. Das ist zu spät, denn die intensive Bedarfsanalyse kann nicht erst zu Projektbeginn stattfinden, weil dann die vorgeschlagenen anderen wesentlichen Arbeitspakete des Antrags nicht durch eine vorab erstellte fundierte Bedarfsanalyse begründet werden können.“

Könnt Ihr das bitte noch etwas konkreter beschreiben: Auf welche Aspekte sollten Konsortien einer Kooperationspartnerschaft besonders achten, um eine angemessene Bedarfsanalyse vor Antragstellung durchzuführen?

„Im Grunde gibt es drei Ebenen der Bedarfsanalyse für ein Kooperationspartnerschaftsprojekt:

Die oben bereits beschriebene eigene interne Bedarfserhebung aller Partnerorganisationen.
Eine Recherche und Analyse zu bereits existierenden Produkten und Ansätzen innerhalb der Länder, in denen die Partnerorganisationen ihren Sitz haben: Welche Produkte/Lösungen gibt es bereits zum gewählten Thema, für die gewählte Zielgruppe, etc.? Denn nur sehr selten wird ein Rad neu erfunden. Warum reichen diese Produkte/Lösungen nicht aus, was fehlt ihnen, welchen Mehrwert hat ein neues Produkt, das durch die Projektförderung unterstützt werden soll?
Eine Bedarfsanalyse im Feld der nicht-formalen Jugendarbeit, zumindest in den Ländern in denen die Partnerorganisationen ihren Sitz haben. Hierzu könnten z.B. im Vorfeld andere Fachorganisationen befragt werden, ob die Projektidee von Interesse für diese Fachorganisationen wäre und was insbesondere mögliche Produkte berücksichtigen und beinhalten sollten. Eine solche Absicherung der Bedarfserhebung sollte auch im Antrag beschrieben werden.

Bei Projekten mit der maximalen Fördersumme von 400.000 Euro erwarten wir zudem - vor Antragstellung - eine Analyse über die Länder der Konsortiumspartner hinaus.“

Und welche Rolle spielen z.B. existierende Studien oder politische Strategien bei der Bedarfsanalyse?

„Im Rahmen der Bedarfsanalyse für ein Kooperationspartnerschaftsprojekt kann es hilfreich sein, bereits vorhandene Studien oder politische Strategien zum gewählten Thema heranzuziehen, um den eigenen Projektbedarf zu untermauern. Dabei sollte das Konsortium aber realistisch bleiben. Ein einzelnes Kooperationspartnerschaftsprojekt hat naturgemäß eine begrenzte Reichweite und kann nicht alle großen Themen auf europäischer Ebene verändern.

In den Anträgen sehen wir manchmal sehr ehrgeizige Ziele, wie z.B. den Anspruch, gleich „alles“ bewegen zu wollen. Das wirkt auf die externen Gutachter*innen oft wenig glaubwürdig, weil es den tatsächlichen Möglichkeiten eines solchen Projekts nicht entspricht.

Einer Grundsatzüberlegung sollten sich die Partner deshalb immer vorab stellen: Ist die Entwicklung des Feldes der nicht-formalen Jugendarbeit in meinem Land überhaupt Teil meiner Organisationsziele und ist das Projekt mit den Geschäftsleitungen aller Partner abgeklärt? Können und möchten dafür alle Partner die nötigen (und erheblichen) Organisationsressourcen aufbringen – das bereits vor der Antragstellung und ohne finale Sicherheit, eine Förderung für das Projekt zu erhalten?“

Gibt es noch weitere Tipps und Hinweise eurerseits?

„Nutzen Sie unsere Projektskizzenberatung. Die Projektskizzenvorlage finden Sie in unserem Dokumentencenter. Sie ist in gewisser Weise ein „Antrag light“ für das gewünschte Förderformat. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie die geplanten Arbeitspakete schon so gut wie möglich beschreiben und die Zielgruppen benennen können. Auch Überlegungen zur Budgetverteilung und aussagekräftige Webseiten der Partner im Konsortium sind für die Beratung hilfreich.

Füllen Sie die Skizze einige Wochen vor dem Antragstermin aus - gerne schon zusammen mit den Partnern. Das Formular gibt es auch in einer englischen Version. Vereinbaren Sie danach mit uns einen Beratungstermin.

Sie erhalten noch einmal wertvolle Tipps. Und im schlimmsten Fall erspart es ggf. allen Seiten mühsame Arbeit mit Anträgen, die von ihrer grundsätzlichen Ausrichtung keine bzw. nur sehr wenig Aussichten auf Fördererfolg haben.“

Vielen Dank für eure Einblicke. Dies war der zweite Teil der kleinen Interviewreihe mit euch zu Themen der Leitaktion 2. Worauf können sich die Leser als nächstes freuen?

„Beim nächsten Interview möchten wir uns mit euch über unsere Sichtweise auf das Thema Produktentwicklung für Leitaktion 2 Projekte unterhalten. Mit Höhe der Fördersumme steigen auch die Ansprüche an neue innovative Produkte, die auch von Dritten genutzt werden sollen.“