Mitarbeiter*in Verwaltung und Organisation bzw. Teamassistenz (m/w/d)

Festanstellung Teilzeit

Das Informations- und Dokumentationszentrum für Antirassismusarbeit e.V. (IDA) ist ein bundesweit arbeitendes Dienstleistungszentrum für Multiplikator*innen in der Jugend- und Bildungsarbeit. Zu den Schwerpunkten der Arbeit gehören Information und Dokumentation, Qualifizierung, Beratungs- und Vernetzungsarbeit im Themenspektrum Rassismus, Rechtsextremismus, Migration, Rassismuskritische Öffnung und Diversität. Es wird von 33 Jugendverbänden getragen.

IDA sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in Verwaltung und Organisation bzw. Teamassistenz (m/w/d) bis zu 80 % einer vollen Stelle, TVöD 7.

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Büroorganisation
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Administrative Unterstützung im Personalwesen, z. B. Pflege von Personalstammdaten sowie Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Betreuung der Telefonzentrale sowie schriftliche und telefonische Korrespondenz
• Kontakt zu Mitgliedsverbänden und Fördermitgliedern, Unterstützung der Vereinsgremien
• Mitwirkung bei der Digitalisierung und Weiterentwicklung von Verwaltungs- und Arbeitsprozessen
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
• Versand von Publikationen einschließlich Rechnungserstellung und Mahnwesen
• Unterstützung bei der Pflege von Websites und digitalen Informationsangeboten

Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation oder langjährige Erfahrungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Word, Excel, ggf. Teams und SharePoint)
• Affinität für Digitalisierungsprozesse und Interesse an der Weiterentwicklung von Verwaltungsabläufen
• Möglichst Erfahrungen im Personalwesen (z. B. Erfassung von Urlaubs- und Krankenzeiten, ggf. Kenntnisse im TVöD/TV-L)
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Idealerweise: Grundwissen in der Buchhaltung

Vergütungsrahmen

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
• Eine unbefristete Stelle
• Eine Vergütung nach TVÖD 7
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeiten zur eigenständigen Gestaltung von Arbeitsprozessen
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Mitwirkung an der rassismuskritischen Transformation in den Jugendverbänden und der postmigrantischen Gesellschaft